「うっちゃりさんって、PC詳しいでしょ？ ちょっと、これ見てくれない？」
ひとり総務をやっていると、こんな風に、いつの間にか社内の「なんちゃってIT担当者」にされてしまう経験、ありませんか？ かつては業者に頼んでいたPCの導入や設定も、経費削減のためか、ある日突然、全て自分の仕事に…。
この記事は、そんな「専門家じゃないのに…」と戸惑いながらも、日々のPC管理業務もこなしている日々の備忘録です。
私の黄金ルール：「PC名」＝「ユーザー名」
私がPC管理をする上で、最初に決めた、最も重要なルールがこれです。 なぜ、このルールなのか？理由はシンプルで、「人が辞めるたびに、PCのユーザー名を変更したり、初期化したりするのが、非常に面倒だった」からです。
このルールにしておけば、退職者が出ても、PCはそのままで、次の新しい従業員にすぐに引き継ぐことができます。意外なメリットとして、複合機のスキャン設定が楽になります。
ちなみに、理想的な設定は？
ネットで調べると、PC名は管理番号（例：ASSET-001）、ユーザー名は個人の名前（例：uchari-hachibee）で、それぞれを全く別のものとして管理するのが、理想的、と解説されていることが多いです。これは、セキュリティを最大化するための形ですが、管理の手間が非常に増えるため、「ひとり総務」には、正直、現実的ではありません。
【重要】 私たちの「PC名＝ユーザー名」ルールを採る場合は、必ず、各PCのパスワードを、推測されにくい、強力なものに設定することが、セキュリティ上の大前提です。
全ての基本は、この「Excel管理台帳」にあり
次に重要なのが、どのPCを、誰が、いつから使っているかを記録する、シンプルなExcelの管理台帳があれば何か聞かれた時にいちいち現場に行かないでいいので楽です。最低限の必須項目は、以下の通りです。
- PC名（PC-01など）
- 使用者
- 利用開始日
- OS（Windows 11など）
- スペック（CPU, メモリ, ストレージなど）
この一覧があるだけで、年に一度の棚卸しや、PCのトラブル時に、驚くほどスムーズに対応できます。
【うっちゃり八兵衛流】最大のリスク管理術「PDFタイムマシン」
そして、私が最もお勧めしたいのが、このExcel台帳を使った、未来の自分を救うハックです。 それは、退職者が出た瞬間に、その時点でのExcel台帳を「PDF形式」で、日付をつけて保存しておく、という一手間です。変化点があった際に記録を残しておく。これって色々な場面で必要だなー、って最近感じます。
なぜ、これをするのか？ 数年後、社内の共有フォルダから、作成者不明の謎のファイルが見つかったとします。 そんな時、この「PDFタイムマシン」を遡れば、「ああ、2025年9月の時点では、このPC-07は、〇〇さんが使っていたな」と、一瞬で、ファイルの作成者を特定できるのです。 これは、未来のあなたを、多くの謎と手間から救う、最高の「保険」になります。
まとめ：本当のゴールは、「専門家」に任せること
ここまで、私が実践しているPC管理のハックをご紹介しました。これらは、あくまで「自分がやらざるを得ない」状況を生き抜くための、ささやかなサバイバル術です。
しかし、私の本当の推奨は、可能であれば、これらの業務は専門の業者に任せることです。
それは、単に「自分の時間が奪われる」からではありません。最大の理由は、「会社の事業継続のリスクを減らすため」です。 もし、担当者である私がいきなり倒れたり、会社に来られなくなったりしたら、社内のPC管理は完全にブラックボックス化してしまいます。専門の業者に任せておくことは、「ひとり総務」という、属人化の極みである状況に対する、最高の保険なのです。
そして、その結果として、私たちは、「有給休暇中に、PCのトラブルで電話がかかってくるかもしれない」という、あの嫌な不安から、解放されるのです。
この記事が、あなたの「なんちゃってIT業務」の助けに、少しでもなれば嬉しいです。
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